Strategieentwicklung, Stabilisierung der Prozesse und Produktivität

  • Branche:
    Engineering Dienstleistungen/ Projektmanagement
  • Firma:
    Familienunternehmen, 1. Generation
  • Größe:
    ca. 100 Mitarbeiter in Belgien, 250 MA international
  • Standort:
    Belgien
  • Aufgabe:
    Strategieentwicklung, Unternehmenskultur, Organisationsoptimierung
  • Konzeptphase:
    Change Management

Ausgangssituation

Nach Jahren des Aufbaus und des dynamischen Wachstums eines Familienunternehmens im Bereich Projektmanagement und Engineering Dienstleistungen für die Industrie, ist die Organisation stark auf die Person des Firmengründer ausgerichtet. Nach Auftreten gesundheitlicher Probleme des Gründers ist eine Neuausrichtung der Organisation erforderlich. Als kritisch in dem projektbasierten Geschäft zeigt sich die zeitnahe Bereitstellung von qualifiziertem Personal für Kundenaufträge. Die bestehenden Einstellungsprozesse gehören auf den Prüfstand.

Projektbeschreibung

In dieser typischen Ausgangssituation eines erfolgreichen und dynamischen Unternehmens ging PLUCH Interim Management im Mandat nach einer anfänglichen 8 tägigen Analysephase in die konkrete Umsetzung mehrerer Schwerpunktthemen:

 Umbau des obersten Führungsteams beinhaltete die Auflösung des bestehenden 5-köpfigen Führungsteams. Stattdessen wurden ein Geschäftsführers in der belgischen Organisation sowie ein CEO auf Group Level (250 MA mit 5 weiteren Standorten) aufgebaut, die als familienfremde Manager den Gründer und geschäftsführenden Gesellschafter entlasten sollten.

 Gemeinsam wurde eine Business Strategie für die zukünftige Ausrichtung der Engineering Dienstleistungen in der Industrie erarbeitet. Diese ergab eine Konzentration auf 5 Industriebereiche bei gleichzeitiger Stärkung der regionalen Struktur. In drei zentralen Servicebereichen und in internationalen Kompetenzzentren wurden der Support und die fachliche Expertise für die Business Units ermöglicht. Die strategischen Überlegungen ergaben den Rahmen für die Neuausrichtung der Organisationsstruktur bei gleichzeitig stabilen Mitarbeiterzahlen.

 Mit der praktischen Umsetzung dieser neuer Organisationsstruktur auf Business Units wurde sogleich begonnen. Dabei konnte die neue Business Unit Führungsebene vollständig aus internen, jungen Führungskräften besetzt werden, dem vorangegangen war dabei ein strukturiertes Bewerbungsverfahren auf Basis von Anforderungsprofilen, das auch wichtige Kriterien für die Veränderung der Unternehmenskultur beinhaltete. Eigenverantwortung, unterstützende Führung von Mitarbeitern und ein klarer Ergebnisfokus sollten die Unternehmenskultur zukünftig noch stärker prägen.

 In einem ersten gemeinsamen Prozess mit den jungen Business Unit Verantwortlichen wurden für jeden einzelnen Markt Business Pläne erstellt und daraus konkrete Jahresziele entwickelt. Dies hatte ganz bewußt auch zum Ziel die persönliche Verantwortung für die erarbeiteten Inhalte zu stärken. Für die weitere Umsetzung der Ziele wurden dabei auch Orientierungstools nach dem Konzept “Beyond the Budget” aufgestellt.

 Als ein sehr kritischer Prozess in der personalintensiven Dienstleistung nahm die Einstellung qualifizierten Personals besonders viel Raum ein. Hierin war auch ein limitierender Faktor für mehr Wachstum in Zeiten starken Auftragseingangs zu erkennen. Und zur aktiven Vorbereitung auf konjunkturbedingte Zyklen wurde die verstärkte Zusammenarbeit mit externen Partnern im Personalbereich ein wesentlicher Baustein. Die Professionalisierung des Einstellungsprozesses sowie eine qualifizierte Personalentwicklung waren weitere Verbesserungspotentiale, die im Rahmen dieses Interim Mandates umgesetzt wurden. So konnte der Recruitment Prozess mittels Nutzung einer Bewerberdatenbank professionalisiert werden. Der Aufbau von Netzwerken zu Bewerbern zur Entwicklung eines langfristigen Kandidatenpools und ein aktiver und zeitnaher Rekruitment Prozess waren weitere Verbesserungspotentiale. Die Weiterentwicklung des vorhandenen Mission Statement half im Bewerbungsgespräch Ziele und Werte des Unternehmens attraktiv zu vermitteln.

Die Einführung einer softwarebasierter Personalentwicklung entsprach dabei dem Ziel qualifizierte Mitarbeiter zu halten und langfristig zu entwickeln. Darin wurde eine 360 Grad Beurteilung sowie jährliche, strukturierte Mitarbeitergespräche dokumentiert.

Zur Optimierung der Unternehmensergebnisse war die vorhandene Arbeitskultur und die Eigenverantwortung der Projektmitarbeiter ein wichtiger Schlüssel. Hier konnte PLUCH Interim Management insbesondere durch den Aufbau und die Einführung einer neuen Meetingkultur zur Förderung einer aktiven Kommunikation und zur Einhaltung verbindlicher Meetingergebnisse beitragen.

Den Ergebnisfokus weiter zu fördern war auch Ziel beim Aufbau visualisierter Unternehmenskennzahlen und der erweiterten Implementierung eines CRM Systems. Die Implementierung eines BI Tools zur Erfassung und Visualisierung der Kenndaten in Form einer Balance Scorecard unterstützte auch die Führungskräfte, da auf konkrete Ergebnisskennzahlen jederzeit zurückgegriffen werden konnten.

Projektumfang

  • Neuausrichtung der Organisation in Belgien
  • Veränderung von zentraler zu dezentraler Führung
  • Verbesserung einer leistungsorientierten Arbeitsweise
  • Entlastung des Gesellschafters
  • verstärkte Ausrichtung auf ausgewählte Geschäftsfelder
  • Aufbau von Business Units
  • Steigerung der Transparenz und Produktivität des Unternehmens
  • Optimierung der Supportbereiche zur Kostenentlastung

Ergebnis

Dezentrale Organisation bestehend aus Business Unit übernimmt schrittweise die Führung und entlastet den Gesellschafter. Produktivität und Wachstum werden kontinuierlich gesteigert, die Mitarbeiter mithilfe des neuen Evaluierungsprozesses systematisch entwickelt, einige übernehmen mittlere Führungsaufgaben. Die neue Organisationsstruktur ist nach 6 Monaten voll implementiert, die Business Units nach 8 Monaten, die erforderlichen Recruitmentziele im ersten Jahr werden zu 100% erreicht, Optimierung der Produktivität um 7% im ersten und weitere 3% im zweiten Jahr, Reduzierung der Support Abteilung um 45% ohne Personalentlassungen, gleichzeitiges Geschäftswachstum um 11% im ersten Jahr und 18% im zweiten Jahr erreicht.

Kooperation hält uns stark
Thomas Pluch ist Mitglied in:
2020 Pluch Interim Management für KMU | Mittelstand | Familienunternehmen
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