Agilität

Agilität ist ein dehnbarer Begriff mit vielen Teilaspekten. Und so scheint jeder etwas anderes unter Agilität zu verstehen. Deshalb bieten wir hier einmal unser Verständnis von Agilität an - praxisnah, für Unternehmen des Mittelstandes, für Industrie-, Service- und Technologieunternehmen, die in B2B Märkten zu Hause sind. 

In diesem Kontext spielt die Agilität von Unternehmen für uns eine wichtige Rolle um eine Organisation zukunftsorientiert auszurichten und eine grundsätzliche Anpassungsbereitschaft (=Agilität) zu schaffen.

Warum eine gelebte Agilität aus unserer Sicht so wichtig ist für Unternehmen, die langfristig erfolgreich bleiben oder wieder werden wollen?

Wir leben in einer Zeit, die häufig als VUCA - Welt (Volatil - uncertain - complex - ambiguities auf deutsch volatil - unsicher - komplex - uneindeutig) bezeichnet wird. Das aktuelle Umfeld und die Realität von Unternehmen werden dadurch beschrieben. 

In der Praxis führt das dazu, daß wir auch Unternehmen anders ausrichten und führen müssen um dieser Umgebung gerecht zu werden. Die Agilität bietet als Modell viele Antworten auf die Herausforderungen, denen sich Unternehmen in der VUCA Welt stellen müssen:

• Die Komplexität von Märkten reduziert die Planbarkeit und Vorhersehbarkeit für Unternehmen,
• und fordert gleichzeitig hohe Anpassungsfähigkeit und -geschwindigkeit an neue Situationen,
• Jahresziele müssen häufiger unterjährig korrigiert werden,
• im Unternehmen können Ergebnisse viel stärker durch die Zusammenarbeit im Team als durch die Leistung Einzelner erreicht werden,
• Festgelegte, starre Prozesse verlieren an Bedeutung und weichen agilem, iterativem oder schrittweisem Vorgehen,
• neue Technologien wie die Digitalisierung, Künstliche Intelligenz oder Blockchain verändern ganze Branchen in hoher Geschwindigkeit und bringen denen hohe Chancen, die sich frühzeitig damit auseinandersetzen,
• eine junge Mitarbeiter Generation möchte einen Sinn in den übergeordneten Unternehmenszielen und -werten erkennen und ist nicht mehr so stark extrinsisch (über äußere Reize wie z.B. Geld und Status) motivierbar. Gleichzeitig zwingt der Fachkräftemangel gerade in zukunftsträchtigen Berufsgruppen Unternehmen sich diesen Wünschen junger Arbeitnehmer zu öffnen.

Viele Veränderungen also die auf Unternehmen einwirken, gerade jetzt. 

Was heißt denn Agilität für ein Unternehmen?

Ein agiles Unternehmen oder eine agile Organisation ist “in Bewegung”, im Gegensatz zu einer eher statischen Organisation. Lange waren statische Organisationen im Vorteil, konnten sie doch in der industrialisierten Welt sich voll auf Effizienz ausrichten, zum Beispiel um eine Preisführerschaft in einem Markt zu besetzen. Große Stückzahlen, bei geringsten Kosten und bestmöglicher Qualität - zwischen diesen drei Parametern haben sich Unternehmen früher sehr erfolgreich bewegt.

Veränderte Marktregeln erfordern neue Unternehmensformen

Doch Preisführerschaft bei großen Stückzahlen prägen heute nur noch selten das Bild des deutschen und europäischen Mittelstands. Der hebt sich mehr und mehr durch Spezialkenntnisse, Innovation und Kundennutzen ab! Dies hingegen häufig unter Beibehaltung eines hohen Preiswettbewerbs.

Die agile Organisation?

Eine agile Organisation ist in der Lage die sich verändernden Rahmenbedingungen zu erkennen und darauf durch Anpassung innerhalb der Organisation so zu reagieren, daß das Unternehmen weiterhin wettbewerbsfähig am Markt agieren kann und erfolgreich bleibt. Seien es nun neue Kundenbedürfnisse, technologische Veränderungen oder neue, digitale Vertriebskanäle, die das Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen.

Die geforderte Anpassungsfähigkeit kann auch bedeuten, daß Unternehmen gegebenenfalls den aktuell (noch) profitablen Geschäftsfeldern, neue, intern sogar konkurrierende Geschäftsfelder gegenüber setzt, wenn mit Weitblick erkannt wurde, daß ein Geschäftsfeld mittel- bis langfristig ersetzt werden wird. 

Kleine und agile Unternehmen können an den Großen vorbeiziehen in der heutigen Zeit

Ein im Vergleich zu seinen Wettbewerbern sehr anpassungsfähiges Unternehmen wird seine Marktposition sogar verbessern. Zum Beispiel kann ein Unternehmen, daß in der Zeit der großen Stückzahlen und Preisführerschaft nicht Marktführer war, durch entwickelte Agilität die Marktführerschaft übernehmen, wenn zum Beispiel innovative online Vertriebswege oder ein kundenspezifisches Design zu kostengünstigen Preisen zum neuen Erfolgskriterien des Marktes werden.

Eine echte Chance also, die die Agilität verspricht!

Agilität in der Führung?

Agilität im Unternehmen kann nur erreicht werden, wenn sie durchgängig gelebt wird und dazu zählt insbesondere ein passender Führungsstil. Wir setzen dabei auf dezentrale Strukturen und Verantwortungsübernahme auf allen Ebenen und in allen Bereichen des Unternehmens. Um dies zu ermöglichen müssen Geschäftsführer und Gesellschafter Freiräume geben und Führungskräfte und Mitarbeiter diese im Sinne und zum Wohl des Unternehmens nutzen.

Damit dies gelingt sind neue Regeln notwendig. Welche Entscheidungsbefugnisse und Freiräume haben Mitarbeiter und Führungskräfte? Und was muss geändert werden, damit die dezentralen Entscheidungskompetenzen zielgerichtet den Unternehmenszielen dienen? In welche Themen werden Mitarbeiter und Führungskräfte stärker involviert und bringen sich sinnvoll ein? Und wo liegen die Grenzen? Gerade wenn die neue Arbeitsweise noch neu ist, ist eine intensive Betreuung, regelmäßige Kommunikation und größtmögliche Klarheit notwendig um Unsicherheiten auf allen Seiten zu reduzieren.

Verantwortung teilen, Entscheidungsfreiräume geben, positive Fehlerkultur und Anerkennung kommunizieren - dies sind Erfolgsfaktoren für agile Unternehmen

In der agilen Führung ist es unerlässlich, daß Mitarbeiter wissen, welche Ziele das Unternehmens verfolgt und welche Kriterien als Leitlinien für dezentrale Entscheidungen wichtig sind. Klarheit in der Strategie und den Erfolgsparametern muss kommuniziert und vom Management in geeigneter Form geteilt werden.

Geben Unternehmer in agilen Organisationen einen Teil Ihrer Verantwortung ab, dann haben alle die Chance mitzudenken wie die besten Ergebnissen erreicht werden können. Im besten Fall trägt jeder “seinen” Teil dazu bei. Dadurch kann eine positive Dynamik und sehr konstruktive Arbeitskultur im Unternehmen beginnen.

Wichtige Grundvoraussetzung ist dabei, eine positive Fehlerkultur zu leben und das Engagement bei der Übernahme von Verantwortung anzuerkennen und zu sehen. Sollte dann mal ein Fehler aufgrund einer Entscheidung passieren, darf dieser nicht bestraft werden. Fehler passieren schließlich allen, ob Chef oder Mitarbeiter, davor ist keiner gefeit, der etwas voran bringt.

Führung in agilen Strukturen heißt unterstützende Führung und Vertrauen

“Supportive Leadership” - “unterstützende Führung” bezeichnet in diesem Zusammenhang das moderne Selbstverständnis von Führungskräften, die sich dafür einsetzen ihre Mitarbeitern bei beruflichen Herausforderungen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten gleichermaßen zu begleiten und zu unterstützen. 

Führungskräfte haben nicht mehr unbedingt die Fachkenntnisse um ihre MItarbeiter fachlich zu führen. Allein die neuen Technologien sind für viele Führungskräfte schon aufgrund ihres Alters nur noch bedingt zu durchdringen. Zugegeben alle Führungskräfte sollten sich neuen Technologien gegenüber neugierig und offen zeigen, aber die Blockchain programmieren - das müssen sie nicht.

Führung bleibt trotzdem enorm wichtig! Nur ist sie nicht mehr auf Fachkenntnissen basierend, sondern sollte Mitarbeiter darin unterstützen Ziele zu erreichen, sei es durch Coaching, Konfliktmanagement, Lob und Anerkennung oder gemeinsames Brainstorming, wie bestimmte Probleme gelöst werden können. Und hierbei ist vor allem Zuhören, Hineindenken und Erfahrung notwendig - Führungseigenschaften, die in agilem Kontext an Wert gewinnen.

Agilität in Prozessen?

Prozesse und Agilität - das scheint nicht zusammenzupassen!! 

Prozesse, also die organisierten Abläufe von einzelnen Schritten, sollen durch Wiederholung immer gleicher Abläufe Fehler reduzieren, geringste Kosten und bestmögliche, immergleiche Ergebnisse sicherstellen! Um Prozesse zu perfektionieren ändert man am besten gar nichts an bestehenden, gut laufenden Schrittfolgen! Schließlich haben sie sich jahrelang bewährt, oder?

Agilität in Prozessen heißt für uns auch nicht alles anzuhalten, was bisher gut lief!

Folgende Trends und Überlegungen können in agilen Unternehmen die vorhandenen Prozesse aber weiter verbessern und manchmal auch ersetzen:

• Prozesse in agilen Organisationen sollten im Hinblick auf einen Kundennutzen strukturiert werden. Also weniger stark aus den internen Strukturen heraus definiert werden. Das heißt: oberste Fragestellung für einen Prozessablauf wäre: “Was soll durch den Prozess für den Kunden erreicht werden?” Zweitwichtigste Frage: “Wen benötigt es dafür aus der bestehenden Organisation?” Also nicht “dies ist ein Vertriebsprozess” und “das ein “Engineering Prozess”, wenn zum Beispiel als Ergebnis ein Angebot für ein spezifisches, kostengünstiges, technisches Produkt für den Kunden herauskommen soll! Anstelle dessen - weg von internen Strukturen - “Wen benötigen wir aus der Technik, aus dem Vertrieb und aus dem Produktmanagement um für den Kunden zielsicher und flexibel ein solches Angebot zu erstellen?” 

Funktionsübergreifend denken und arbeiten ist in agilen Strukturen wichtiger

• Prozesse häufiger mal überprüfen - sind sie noch zeitgemäß, kann man sie vereinfachen (Lean Management Prinzipien) oder gibt es neue Technologien, die man einsetzen könnte um Prozesse schneller, kostengünstiger und sicherer zu machen? Gerade hinsichtlich verfügbarer und bezahlbarer Technologien ändert sich gerade sehr viel. Sinnvoll integriert in bestehende Prozesse können neue Technologien Abläufe im Unternehmen einfacher und zur Kundenseite hin schlagkräftiger machen.

Für bestehende Prozesse regelmäßig prüfen, welche neuen Technologien helfen können, die Prozesse einfacher, schneller und effizienter zu gestalten

• Wenn Prozesse immer wieder zu Problemen führen, zu Konflikten zwischen Teams, zu Qualitätsproblemen oder Reklamationen, ist es Zeit den Prozess in Gänze zu hinterfragen. Vielleicht haben die Kundenbedürfnisse sich so verändert, dass der Standardprozess gar nicht mehr passt? Sich nicht “festfressen” in solchen Situationen nur um den Prozess zu retten - agile Unternehmen sehen die Chancen in einem Neubeginn!

Wie fängt man an Agilität im Unternehmen zu leben?

Nicht alles auf einmal ändern und in Frage stellen! Empfehlenswert ist es, wenn man mit dem Thema Führung beginnt. Wie führen wir heute und wie sollten wir morgen führen? Welche Werte gehören zu unserem Unternehmen und welche davon gehören auch in Zukunft noch zu den gelebten Werten. Welche neuen Werte sollten im Sinne einer Agilität, einer Anpassungsfähigkeit hinzugenommen werden?

In agilen Unternehmen werden Werte wichtiger, als Leitfaden für alle, um bei weniger hierarchischen Vorgaben gemeinsam in eine Richtung zu arbeiten.

Ganz sicher gehört eine tolerante Fehlerkultur zu einem agilen Unternehmen! Was heißt das im Einzelnen? Wie kann ein Unternehmen eine solche Fehlerkultur fördern? Nur eine gesunde Fehlerkultur ermöglicht es dezentralen Teams verantwortlich zu entscheiden und zu handeln. Wenn alle Angst haben etwas falsch zu machen, bewegt sich keiner freiwillig! Fehler als Chancen verstehen, daraus zu lernen und das Vertrauen in Mitarbeiter und Führungskräfte zu haben, daß alle bemüht sind das Unternehmen besser zu machen.

Eine gesunde Fehlerkultur führt dazu, daß sich alle etwas (zu-)trauen

Welche neuen Technologien kann ich im kleinen ausprobieren, um sie dann im Großen zu nutzen? Welche neuen Vertriebswege biete ich Kunden um sie besser beraten zu können und eng ans Unternehmen zu binden?

Hierbei geben agile Unternehmen den Entwicklungen in kleinen Schritten, ohne große zeitliche oder finanzielle Risiken einzugehen, den Vorrang. So kann man ausprobieren, was wirklich nützt und die gewünschten Effekte bringt.

Neugier und Innovationsgeist, gerne verbunden mit einem iterativen “Try-and Error” Prinzip, bringen agile Unternehmen langfristig vorwärts