Scrum Methode

Scrum ist aktuell in aller Munde und findet als agile Projektmanagement Methode immer mehr Anwender. Was ist anders an Scrum als im klassischen Projektmanagement und welche Vorteile bringt es?

Wie lange gibt es Scrum bereits?

Ihren Ursprung nahm die SCRUM Methodik bereits vor ca. 20 Jahren, als sehr lange Softwareentwicklungen und sich dynamisch verändernden Kundenanforderungen aufeinandertrafen. So wurden in großen IT und Softwarehäusern zum Beispiel über 1,5 Jahre Projekte umgesetzt, deren Nutzen schon 9 Monate nach Beauftragung in der beauftragten Form entfallen war.

Das klassische Projektmanagement mit definierter Leistungsbeschreibung oder Lastenheft zu Beginn des Projekts, Planung der Einzelschritte, Festlegung der Verantwortlichen, Umsetzung und Abschlusstest hatte in dieser dynamischen IT-Welt nichts mehr zu suchen.

SCRUM wurde dann als Antwort auf diese Herausforderung für die Softwareentwicklung geboren und führt in kleinen Teilschritten - sogenannten Sprints - durch ein Projekt. Dynamisch sich verändernde Projektanforderungen können zu Beginn eines jeden Sprints berücksichtigt werden ohne den Erfolg des Gesamtprojektes zu gefährden. 

Das Projekt leitet sich über eine übergeordnete Zielsetzung - die vorgibt was erreicht werden soll, aber noch nicht sagt auf welchem Weg dieses Ziel umzusetzen ist. Details des Umsetzung werden im Verlauf eines SCRUM Projekts immer nur für den nächsten Teilschritt festgelegt, so bleiben viele Faktoren offen und können sich weiter anpassen, wenn dies notwendig ist.

Heute ist die Anwendung eines SCRUM Projektmanagement nicht mehr auf Softwareentwicklungen beschränkt

Heutzutage hat Scrum zunehmend Eingang gefunden in agile Projektmanagement - Prozesse - jenseits von Softwareentwicklungen, die selbstverständlich überwiegend in Scrum Herangehensweise vorgenommen wird. Es läßt sich auf viele Arten von Projektmanagement anwenden z.B. Organisationsänderungen, Digitalisierungsprojekte, Prozessverbesserungen.

Was steckt hinter SCRUM?

Scrum basiert auf einem Mindset, welches die SCRUM Methodik sehr gut erläutert:

• Menschen und Interaktion vor Prozesstools
• Benutzerfreundliche Leistung/ Produkt vor hoher Dokumentation
• Kundenbeziehung vor Vertragsprämissen
• Reaktion auf Veränderung vor kontinuierlicher Planumsetzung

Im SCRUM Prozess sind vor allem Transparenz, Analyse und Anpassung für den iterativen Lern- und Umsetzungsprozess erforderlich. SCRUM basiert auf Wissen aus Erfahrung und dem raschen Reagieren/ Entscheiden auf tatsächliche Ergebnisse. Der Erfolgsfaktor ist die Arbeit im Team mit verschiedenen Blickwinkeln.

Deshalb existieren im SCRUM drei unterschiedliche Wirkkreise. Im Zentrum steht das Development Team als erster Wirkkreis. Dies sind die Mitarbeiter welche die operative Tätigkeit umsetzen. Das Development Team arbeitet vorwiegend selbständig und wird durch den SCRUM Master im zweiten Wirkungskreis unterstützt. In einem dritten Wirkungskreis steht mit dem Product Owner der Mehrwert des Produktes, das Projekt für interne oder externe Kunden im Fokus.

SCRUM ist ein Prozess, der durch einen SCRUM Master geführt wird. Der SCRUM Master kennt die Methodik und führt diese als Teil des Projektteams. Dabei ist der Scrum Master weniger ein Projektmanager im klassischen Sinne, als vielmehr ein Moderator eines Teams, das eigenständig und selbstorganisiert die Wege zum Projektziel beschreitet.

Die dadurch entstehenden Freiräume sollen die Expertise, aber auch die Kreativität von Teams bei der Zielerreichung bewusst fördern. SCRUM ist eine iterative Methode zur Projektabwicklung und kann sich unter gewissen Voraussetzungen dynamisch an Anforderungen anpassen. 

Die iterative Vorgehensweise wird ganz praktisch durch definierte, kurze Zeitabschnitte strukturiert, jedes für sich ein kleines Projekt. Alle diese Zeitabschnitte zusammen führen zu einem Ziel, das zu Beginn eines Projektes noch nicht zu 100% festgelegt und definiert ist. Erst auf dem Weg über viele Teilprojekte werden die jeweils nächsten Anforderungen für die Umsetzung fixiert.

Der Projektstart in Form eines Product Backlog

Der Product Owner entwickelt die Produkt-, Leistungs- oder Projektdefinition. Was soll das Projekt beinhalten? Was ist das Ziel des Projektes? Damit ist der Gesamtrahmen gelegt und die ersten Rahmenbedingungen definiert. Aus diesen entnimmt das Development Team für den Start die Themen mit welchen begonnen werden soll und integriert sie in den sogenannten Sprint Backlog.

Der Projektablauf in Form von Sprints

Vom Ablauf her wird ein Projekt in sogenannte “Sprints” unterteilt. Jeder Sprint dauert etwa 2-4 Wochen. Die innerhalb des Sprints zu erreichenden Projektziele werden zu Beginn des Sprints genau festgelegt. Neben den Projektzielen des Sprints wird geplant, wie dieses Projektziel erreicht werden soll, der genaue Lösungsweg muss zum Startpunkt eines jeden Sprints vom Team gewählt und geplant werden.

In größeren und komplexeren Projekten können mehrere Teams parallel in Sprints arbeiten. Schnittstellen zwischen den Teams werden in regelmäßigen Meetings abgestimmt.

Täglich Daily Scrum Meetings

Während eines Sprints werden jeden Tag - zu einer festgelegten Uhrzeit - kurze Daily Scrum Arbeitsmeetings abgehalten. Hierin wird für alle transparent der am Vortag geschaffte Fortschritt, sowie die am Tag anstehenden Tagesziele besprochen. Die in einem Daily Scrums aufkommenden größeren Probleme oder Diskussionen von Details werden “geparkt” und dann in kleineren Teams oder Zweiergesprächen außerhalb des Daily Scrums besprochen.

Ziel des gemeinsamen täglichen Meetings ist es das Team beisammen zu halten und für alle einen guten Überblick zu generieren über Fortschritt, Probleme und anstehende Aktivitäten. 

Best Practice: Manche SCRUM Master empfehler Daily Scrums im Stehen abzuhalten, dann ist sicher, daß sie eine Zeit von 15- 20 Minuten nicht überschreiten!

Außer den Daily Scrum Meetings wird Scrum von formalisierten Review Meetings getragen:

Am Ende eines Sprints: Review Meetings

Am Ende eines Sprints werden vom gesamten Projektteams die Ergebnisse zusammengeführt und zusammen mit dem Product Owner (Verlinkung zu Rollen untenstehend) werden die erreichten Ergebnisse mit den definierten Anforderungen für den Sprint verglichen und dokumentiert. Der Product Owner repräsentiert in diesem Meeting den Kundenbedarf und kann Ergebnisse auch ablehnen. 

Vergleichbar ist das Review Meeting mit der klassischen “Abnahme” für das Projektteam. Gleichzeitig werden die im nächsten Sprint zu erreichenden Produkteigenschaften für die Sprintplanung zusammengefasst.

SCRUM Retrospektive

Dieses Meeting am Ende eines Sprints wird empfohlen um die Arbeitsweise und die Methodik in den Vordergrund zu stellen und ständig zu verbessern. Was hat gut geklappt im zurückliegenden Sprint und was würde das Team beim nächsten Mal besser machen. Wenn man sich daran hält diese Diskussion konstruktiv zu führen, kann sie wichtige Hinweise geben für den Scrum Prozess.

Es gibt innerhalb der SCRUM Methode verschiedene Rollen innerhalb des Projektteams:

SCRUM Rollen:

• SCRUM Master: führt den Prozess und kümmert sich um auftretende Probleme im Projektverlauf. Er oder sie organisisiert die Meetings, verfolgt 
• Product Owner: Er oder sie sind für die Projektergebnisse hinsichtlich Kundennutzen und kommerzielle Vermarktung verantwortlich. Im Projekt halten sie den Kontakt zu weiteren “Stakeholdern” wie Vertrieb, Marketing oder Zielkunden.
• SCRUM Team - 3 bis max. 9 Personen, liefern selbstorganisiert die Projektergebnisse und sichern die Qualität der Ausführung. Häufig ist ein Team aus komplementären Fähigkeiten sinnvoll. Die dem Team gestellten Projektaufgaben sollten ohne große Abhängigkeiten nach außen vom Team erreicht werden können. Das Team führt die Sprint Planung und schätzt den Aufwand der Backlogs ein.

Alle drei Rollen sollten von unterschiedlichen Personen übernommen werden und bilden zusammen das SCRUM Projektteam.

SCRUM Backlog:

• beschreibt die geforderten Produkteigenschaften, die im Projekt erzielt werden sollen. Das frühere “Lastenheft”, wenn man so will, nur daß es vom Product Owner geführt und erst nach und nach ergänzt werden soll. So können dynamisch sich ändernde Produktanforderungen im Verlauf des Projektes ergänzt und angepasst werden.
• zu Beginn enthält ein Produkt Backlog dementsprechend nur die bis dahin bekannten Eigenschaften eines Produkts.
• meist können die auf diese Weise ergänzten Produkteigenschaften/ Backlogs nicht mehr im laufenden, geplanten Sprint umgesetzt werden. Sie werden deshalb auf einer separaten Liste, die der Product Owner führt, festgehalten und dienen als Input für den nächsten oder übernächsten Sprint.

SCRUM Ereignisse - im SCRUM werden Meetings als Ereignisse bezeichnet um klar zu stellen, daß es sich weniger um “Treffen” handelt, sondern um eine Arbeit. Wie wichtig die Verwendung solcher spezifischer Begriffe ist, hängt aber in der Praxis auch stark davon ab, wie positiv oder negativ die Verwendung üblicher Begriffe im Unternehmen besetzt ist.

Vorteile von SCRUM für mittelständische Unternehmen?

Auch wenn die Herangehensweise von SCRUM auf den ersten Blick formalisiert aussieht, lohnt es sich diese Methodik auszuprobieren. Denn die Aufteilung in einzelne Projektabschnitte und die geforderte enge Abstimmung innerhalb eines Projektteams, schaffen für alle Projektbeteiligten ein motivierendes Umfeld, das die erreichten Ziele in greifbare Nähe bringt!

Das steigert die Chancen auch umfangreiche Projekte in einzelnen Schritten zu einem sicheren Erfolg zu führen!

Wie immer ist dabei die Führung des Prozesses entscheidend. Dem benannten SCRUM Master kommt dabei eine wichtige Rolle zu. Dass er oder sie in der SCRUM Methodik geschult sein sollte, versteht sich von selbst. Führungserfahrung und ein gutes “Händchen” für einen motivierenden Führungsstil sind daneben weiche Faktoren, die SCRUM auch für Unternehmen des Mittelstandes zum Erfolgsfaktor machen können. 

Sei es bei der Entwicklung von Produktinnovationen, der Einführung neuer Geschäftsfelder oder sonstigen Veränderungsprojekten - SCRUM kann vielfältig eingesetzt werden.

Wir bei PLUCH Interim Management haben umfangreiche Erfahrung in der Führung von Projekten.